Verifactu uitgesteld tot 2028: wat betekent dit voor zzp’ers en bedrijven in Spanje?

Wie als autónomo of ondernemer in Spanje werkt en facturen uitstuurt, heeft waarschijnlijk al van Verifactu gehoord. Het nieuwe systeem zou ervoor zorgen dat facturen en de systemen waarmee ze worden gemaakt beter controleerbaar worden voor de Spaanse belastingdienst.

De invoering is inmiddels opnieuw uitgesteld. Het Spaanse ministerie van Financiën heeft op 5 oktober 2026 aangekondigd dat de resterende verplichtingen rond de nieuwe facturatiesystemen worden verschoven naar oktober 2028. De bedoeling is om de invoering van Verifactu en de verplichte elektronische factuur beter op elkaar af te stemmen. Wel is een belangrijke nuance nodig: het ministerie spreekt op dit moment nog over een voorgenomen wijziging van de termijnen.

Voor autónomos en kleine bedrijven betekent het in ieder geval dat er voorlopig meer tijd is om de administratie en facturatie aan te passen.

Wat is Verifactu eigenlijk?

Verifactu is onderdeel van nieuwe Spaanse regels voor informaticasystemen waarmee ondernemers facturen maken. De officiële naam is het Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, oftewel RRSIF.

Het doel is vooral om te voorkomen dat facturen achteraf ongemerkt kunnen worden aangepast of verwijderd. Een facturatiesysteem moet ervoor zorgen dat facturen en de bijbehorende registraties traceerbaar, bewaarbaar en onveranderbaar zijn.

Bij iedere factuur wordt een digitaal registratierecord aangemaakt. Daarin staat onder meer informatie over de factuur en gegevens waarmee kan worden gecontroleerd dat het systeem achteraf niets heeft aangepast. De registraties worden bovendien aan elkaar gekoppeld via een hash (een unieke, onveranderbare code).

Het gaat dus niet om een nieuwe belasting en ook niet om een nieuwe manier waarop je btw moet berekenen. Het gaat om de manier waarop je facturen maakt en hoe de informatie daarover wordt geregistreerd.

Moet iedere factuur straks rechtstreeks naar de Hacienda?

Nee. Dat is een belangrijk misverstand over Verifactu.

Er bestaan binnen het systeem twee manieren om aan de nieuwe eisen te voldoen.

Bij de echte VERI*FACTU-modaliteit worden de factuurregistraties automatisch en vrijwel direct naar de Agencia Tributaria gestuurd. De klant kan de factuur vervolgens via de QR-code controleren.

Er is daarnaast een NO VERI*FACTU-modaliteit. Daarbij worden de registraties niet automatisch naar de belastingdienst gestuurd, maar moeten ze wel aan strenge eisen voor onder andere integriteit, traceerbaarheid en onveranderbaarheid voldoen.

De naam Verifactu wordt daardoor in de praktijk vaak gebruikt voor het hele nieuwe systeem, terwijl VERI*FACTU eigenlijk één van de twee manieren is om aan de regels te voldoen.

Wie krijgt hiermee te maken?

De regels zijn in principe gericht op ondernemers en bedrijven die in Spanje zijn gevestigd en facturen uitreiken met behulp van een geautomatiseerd facturatiesysteem. Dat kan dus zowel een bedrijf als een autónomo zijn. Ook rechtspersonen zonder rechtspersoonlijkheid kunnen binnen het toepassingsgebied vallen.

Er zijn enkele uitzonderingen op de Verifactu-regels. De belangrijkste is het SII, het bestaande systeem waarbij onder meer grote ondernemingen, btw-groepen en bepaalde bedrijven die zijn aangesloten bij REDEME hun btw- en factuurgegevens al digitaal aan de Hacienda doorgeven. Zij vallen daarom niet óók onder het RRSIF/Verifactu-systeem. Voor de gemiddelde autónomo is deze uitzondering meestal niet relevant. Daarnaast gelden de Verifactu-regels niet voor transacties waarvoor volgens de Spaanse factureringsregels helemaal geen factuur hoeft te worden uitgereikt.

Dat betekent overigens niet dat iedereen die als autónomo werkt straks verplicht is om alle facturen naar de Hacienda te sturen. Het hangt onder meer af van de manier waarop je factureert en welk systeem je gebruikt.

Wat verandert er aan een factuur?

Een factuur die met een systeem onder deze regelgeving wordt gemaakt, krijgt onder meer een QR-code. Daarmee kan bepaalde informatie over de factuur worden gecontroleerd.

De nieuwe regels veranderen niet de basisverplichtingen rondom factureren. Het gaat vooral om de manier waarop de facturatie wordt geregistreerd en beveiligd.

Wanneer zou Verifactu ingaan?

Hier is het belangrijk om goed op de actuele stand van zaken te letten, want de planning is meerdere keren veranderd.

De regels voor de facturatiesystemen waren eerder gepland voor 2027. Op de website van de Agencia Tributaria staat momenteel nog de eerdere planning waarbij systemen van vennootschappen vóór 1 januari 2027 aangepast zouden moeten zijn en die van andere ondernemers vóór 1 juli 2027.

Maar op 5 oktober 2026 heeft het ministerie van Financiën aangekondigd dat de resterende verplichtingen worden uitgesteld tot oktober 2028. De bedoeling is om ze dan tegelijk te laten lopen met de verplichte elektronische facturatie voor ondernemers en professionals met een omzet van maximaal 8 miljoen euro per jaar.

Daarbij is een belangrijk voorbehoud nodig: het ministerie heeft het uitstel aangekondigd als een voorgenomen wijziging. De formele wettelijke aanpassing moet nog worden goedgekeurd. Wie vandaag zijn administratie aan het aanpassen is, moet daarom niet zomaar aannemen dat alle eerdere deadlines juridisch al zijn verdwenen.

Verifactu en de verplichte elektronische factuur zijn niet hetzelfde

Deze twee ontwikkelingen worden vaak door elkaar gehaald, maar het zijn verschillende regels.

Verifactu gaat over de systemen waarmee facturen worden gemaakt en geregistreerd.

De verplichte elektronische factuur gaat over de vorm waarin facturen tussen bedrijven en professionals moeten worden uitgewisseld.

De Spaanse overheid wil de twee systemen nu juist beter op elkaar laten aansluiten. Dat is ook de reden voor het nieuwe uitstel. Hacienda wil voorkomen dat autónomos en bedrijven eerst hun facturatiesysteem voor Verifactu moeten aanpassen en kort daarna opnieuw grote wijzigingen moeten doorvoeren vanwege de verplichte elektronische factuur.

Wat betekent dit voor jou als autónomo?

Voor een zelfstandige die bijvoorbeeld iedere maand enkele facturen verstuurt, betekent het uitstel vooral dat er meer tijd is.

Gebruik je nu een facturatieprogramma, dan is het verstandig om bij de leverancier na te vragen of het programma geschikt wordt gemaakt voor de nieuwe regels. Je hoeft dus niet per se nu al een nieuw programma aan te schaffen, zeker niet zolang de definitieve nieuwe planning nog formeel moet worden vastgelegd.

Wie weinig facturen maakt, kan bovendien gebruikmaken van de gratis facturatieoplossing die de Agencia Tributaria beschikbaar stelt voor kleine ondernemers die geen eigen facturatiesysteem hebben. Die toepassing werkt volgens de VERI*FACTU-modaliteit.

Waarom voert Spanje dit eigenlijk in?

De achterliggende reden is de strijd tegen belastingfraude.

Een digitaal systeem maakt het moeilijker om achteraf facturen te verwijderen, bedragen aan te passen of een deel van de omzet buiten de administratie te houden. Iedere factuur krijgt een registratie die onderdeel wordt van een controleerbare keten.

Voor de Hacienda betekent dat meer inzicht in de manier waarop ondernemingen factureren. Voor ondernemers betekent het vooral dat hun facturatiesysteem aan strengere technische eisen moet voldoen.

Voor ondernemers is uitstel prettig, maar het probleem verdwijnt niet

Voor veel autónomos is het uitstel waarschijnlijk welkom. De invoering van een nieuw facturatiesysteem kan immers kosten met zich meebrengen en vraagt soms aanpassingen in de administratie of software.

Maar uitstel betekent niet dat de plannen verdwijnen. De Spaanse overheid wil nog steeds naar een veel verder gedigitaliseerd facturatiesysteem. Bovendien wil Spanje de ontwikkelingen laten aansluiten op de Europese plannen rond digitale btw-rapportage. Hacienda heeft aangekondigd de Spaanse regelgeving de komende periode verder op elkaar af te stemmen.

Voor ondernemers in Spanje is het daarom vooral verstandig om de ontwikkelingen te blijven volgen en niet tot het allerlaatste moment te wachten met nadenken over de eigen facturatie.

Wat moet je als autónomo nu doen?

Dit is een goed moment om te controleren hoe je nu factureert.

Maak je facturen nog handmatig? Gebruik je Excel? Werk je met een boekhoud- of facturatieprogramma? En weet je of dat systeem straks aan de Spaanse eisen kan voldoen?

Dat zijn vragen die je nu al aan je gestoría of softwareleverancier kunt voorleggen.

Voor kleine ondernemers en autónomos wordt oktober 2028 het nieuwe richtpunt, als de aangekondigde wetswijziging definitief wordt vastgesteld. De komende tijd moet duidelijk worden hoe de definitieve overgangsregeling eruitziet.